【案例】德州市水利局攜手會博通，實現(xiàn)水利檔案信息化管理
檔案工作是水利部門在水利管理、水利科技、水利項目建設(shè)、水利資源普查等業(yè)務(wù)活動中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料。德州市水利局為實現(xiàn)水利局檔案管理制度化、標準升級，攜手會博通建設(shè)一套綜合性的水利檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)實體與數(shù)字檔案的一體化管理，達到水利檔案分類、信息管理、檔案利用的全面標準化管理。
01客戶簡介
德州市水利局是德州市人民政府工作部門。其主要職責(zé)有貫徹執(zhí)行水利工作法律法規(guī)和方針政策；負責(zé)起草有關(guān)地方性法規(guī)、政府規(guī)章草案，擬定全市水利工作的政策規(guī)定和管理辦法并組織實施；負責(zé)提出有關(guān)水利價格、稅費、基金、信貸的政策建議；擬定全市水利發(fā)展中長期規(guī)劃，組織編制水利綜合規(guī)劃、專項規(guī)劃。負責(zé)實施全市水資源的統(tǒng)一監(jiān)督管理；組織實施水資源管理制度，擬定全市水中長期供求規(guī)劃、水量分配方案并監(jiān)督實施；負責(zé)全市水資源的統(tǒng)一規(guī)劃和配置；負責(zé)全市水資源調(diào)度等工作。
02客戶痛點
1）檔案整理的規(guī)范性需進一步提升：現(xiàn)階段，隨著信息量的增加，水利等機關(guān)單位對檔案管理人員的需求越來越大。工作隊伍龐大與檔案管理規(guī)范和流程的完善程度，形成了一定的矛盾，容易由此造成信息收集不完整或者信息收集重復(fù)等問題。
2）檔案利用率還需進一步提高：水利等機關(guān)檔案一直受到法律保護，尤其是有關(guān)業(yè)務(wù)開展的部分資料，都有保密要求。這些檔案資料僅供內(nèi)部工作需要使用，對于檔案資料的利用來講，受到許多的限制，同時使用時的審批流程嚴格、繁瑣，導(dǎo)致使用率下降。
3）檔案多，需進行系統(tǒng)化管理：重點項目的工程承包合同書、施工許可證、開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、可行性研究報告、地質(zhì)勘測報告、水文勘測報告等諸多檔案等都需要進行統(tǒng)一管理，要做到有序化管控得做好系統(tǒng)化整理。
4）需進一步提升檔案數(shù)字化水平：相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，涵蓋電子印章、流程化應(yīng)用、防偽技術(shù)等全電子化檔案管理方式，可以讓檔案管理更為安全和便捷。水利檔案需要進行全面電子化改革。
03會博通水利檔案管理系統(tǒng)：信息化管理更便捷
1）在規(guī)范內(nèi)進行流程化管檔：會博通水利檔案管理系統(tǒng)符合國家與行業(yè)相關(guān)規(guī)范要求，通過系統(tǒng)內(nèi)置工具，檔案管理操作可以輕松滿足各項要求。系統(tǒng)同步提供“審批流”功能，系統(tǒng)用戶可通過流程審批嚴格遵循歸檔管檔制度，進行便捷協(xié)作。
2）多人參與，快捷分享：針對德州水利局對提高檔案利用率的需求，會博通為其提供了多人參與管檔的解決方案，如此同一份電子檔案可同時供多人查閱。若有檔案分享需求，系統(tǒng)用戶可在權(quán)限范圍內(nèi)，使用二維碼等方式進行快捷分享。
3）檔案分類框架自主可調(diào)：針對檔案系統(tǒng)化管理需求，會博通水利檔案管理系統(tǒng)提供了標準化的分類框架，用戶可根據(jù)框架進行檔案管理。為充分適應(yīng)細分業(yè)務(wù)需求，會博通檔案分類框架支持自主調(diào)整，層級不限。
4）檔案管理全面數(shù)字化：針對檔案數(shù)字化需求，會博通為德州水利局提供了全面的檔案數(shù)字化解決方案，從檔案收集、到檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案利用、檔案編研、檔案統(tǒng)計等檔案管理全流程都滿足數(shù)字化需求。并且，會博通系統(tǒng)內(nèi)置電子歸檔印章、批量化處理等功能，為檔案數(shù)字化安全提供高效助力。
隨著信息技術(shù)發(fā)展，各部門對檔案管理需求的提升，優(yōu)化水利部門檔案管理機制，提升信息利用率，是當前檔案管理發(fā)展的必然趨勢。德州市水利局積極擁抱現(xiàn)代化科技，與會博通攜手推動水利檔案信息化管理，使得水利局的檔案管理水平得到全面提升。
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