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【案例】“水利工程檔案管理”痛難點(diǎn)是啥？貴陽(yáng)筑水給您答案
2023/2/2 0:00:00 來(lái)源：最新案例 作者：小博
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“水利工程檔案管理”痛難點(diǎn)是啥？是資料不規(guī)范，還是檔案丟失、驗(yàn)收簽證不全？不僅僅是這些，要做好水利工程檔案管理，得體系化梳理工程檔案管理痛難點(diǎn)，落地切實(shí)有效的解決方案。最近，貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司應(yīng)用會(huì)博通，構(gòu)建了檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)了水利工程檔案的一站式管理。
“水利工程檔案管理”痛難點(diǎn)是啥？是資料不規(guī)范，還是檔案丟失、驗(yàn)收簽證不全？不僅僅是這些，要做好水利工程檔案管理，得體系化梳理工程檔案管理痛難點(diǎn)，落地切實(shí)有效的解決方案。最近，貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司應(yīng)用會(huì)博通，構(gòu)建了檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)了水利檔案的一站式管理。
貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，成立于2001年12月24日，位于貴州省貴陽(yáng)市，所屬行業(yè)是水利工程。具體的經(jīng)營(yíng)范圍包括水利基礎(chǔ)設(shè)施、建設(shè)及管理；水工程養(yǎng)護(hù)及管理服務(wù)；水庫(kù)建設(shè)及管理服務(wù)；水庫(kù)建設(shè)及經(jīng)營(yíng)管理；水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)、咨詢、評(píng)估服務(wù)；水利基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的附屬設(shè)施經(jīng)營(yíng)管理、土地開(kāi)發(fā)、土地征收咨詢服務(wù)等。
02客戶痛點(diǎn)
1）水利工程檔案管理需走向合規(guī)化：單位當(dāng)中，擁有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員比較少，在檔案整理的過(guò)程中，容易出現(xiàn)原始文件丟失、資料不完整、甚至使用復(fù)印件（工程檔案中明確規(guī)定：竣工資料中不允許有復(fù)印件）的情況。
2）水利工程檔案編制格式有待規(guī)范：工程檔案在編寫(xiě)和歸檔的過(guò)程中，有很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?，格式不?guī)范不利于檔案的長(zhǎng)期保存，同時(shí)也不利于檔案裝訂工作的開(kāi)展。然而在這個(gè)而過(guò)程當(dāng)中，人工編制格式常常出錯(cuò)。
3）工程簽證不全，代簽現(xiàn)象嚴(yán)重：鑒于工程項(xiàng)目進(jìn)度需要，部分工程為滿足進(jìn)度要求，未能按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工地驗(yàn)收后書(shū)面簽字。有的材料缺少意見(jiàn)簽字或隨意涂改意見(jiàn)簽字，降低了工程材料使用價(jià)值和原始檔案的可信度。
4）參建單位眾多，難以統(tǒng)一管理：水利工程行業(yè)，一個(gè)項(xiàng)目往往設(shè)計(jì)多個(gè)部門或多個(gè)企業(yè)，對(duì)于人員協(xié)作的要求比較高。檔案如果不進(jìn)行統(tǒng)一管控，非常容易遺失，為后續(xù)工程的維護(hù)和運(yùn)營(yíng)帶來(lái)不可預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)。
03會(huì)博通水利工程檔案管理：標(biāo)準(zhǔn)化的一體化平臺(tái)
1）符合國(guó)家檔案法，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求：會(huì)博通水利工程檔案管理系統(tǒng)，符合最新國(guó)家檔案法以及水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃要求。軟件內(nèi)部的操作方式和操作流程，全部按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)置，小白也能進(jìn)行專業(yè)化操作。
2）多種標(biāo)準(zhǔn)化編號(hào)，編號(hào)正確率100%：會(huì)博通對(duì)于文件、檔案均提供多種自動(dòng)編號(hào)/取號(hào)方式。完整的檔號(hào)一般包括全宗號(hào)、檔案室編號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等。編號(hào)可以使文字、字母、數(shù)字或其組合。定義檔案時(shí)輸入的檔號(hào)，應(yīng)輸入類目編號(hào)的完整長(zhǎng)度。并且，在同一個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫(kù)中，必須是唯一編號(hào)。
3）流程化機(jī)制，檔案文件審批更嚴(yán)謹(jǐn)：會(huì)博通系統(tǒng)擁有工作流功能，檔案文件審批，均可以通過(guò)流程執(zhí)行。倘若一份文件需要經(jīng)過(guò)5個(gè)人審批，可直接在系統(tǒng)上自定義流程，提交后，流程會(huì)自動(dòng)流到各個(gè)責(zé)任人處。若使用平板，會(huì)博通也同步支持手簽?zāi)Ｊ健?/span>
4）不限用戶登錄，一個(gè)平臺(tái)統(tǒng)籌全局檔案：貴陽(yáng)筑水使用的是，不限用戶系統(tǒng)版本。在系統(tǒng)管理人員的統(tǒng)籌下，企業(yè)內(nèi)外部人員都可以依權(quán)限，登入登出系統(tǒng)平臺(tái)，參與工程項(xiàng)目進(jìn)程中的管檔與用檔工作。
“奔向新征程，筑夢(mèng)新時(shí)代”，2023年貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，將以高質(zhì)量發(fā)展為引領(lǐng)，立足新起點(diǎn)，聚焦新項(xiàng)目，全面提升水利設(shè)施建設(shè)與運(yùn)管能力。在這新的發(fā)展節(jié)點(diǎn)，期待水利工程檔案管理體系的創(chuàng)建，為貴陽(yáng)筑水增添新動(dòng)力、新勢(shì)能！
01客戶簡(jiǎn)介
貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，成立于2001年12月24日，位于貴州省貴陽(yáng)市，所屬行業(yè)是水利工程。具體的經(jīng)營(yíng)范圍包括水利基礎(chǔ)設(shè)施、建設(shè)及管理；水工程養(yǎng)護(hù)及管理服務(wù)；水庫(kù)建設(shè)及管理服務(wù)；水庫(kù)建設(shè)及經(jīng)營(yíng)管理；水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)、咨詢、評(píng)估服務(wù)；水利基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的附屬設(shè)施經(jīng)營(yíng)管理、土地開(kāi)發(fā)、土地征收咨詢服務(wù)等。
02客戶痛點(diǎn)
1）水利工程檔案管理需走向合規(guī)化：單位當(dāng)中，擁有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員比較少，在檔案整理的過(guò)程中，容易出現(xiàn)原始文件丟失、資料不完整、甚至使用復(fù)印件（工程檔案中明確規(guī)定：竣工資料中不允許有復(fù)印件）的情況。
2）水利工程檔案編制格式有待規(guī)范：工程檔案在編寫(xiě)和歸檔的過(guò)程中，有很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?，格式不?guī)范不利于檔案的長(zhǎng)期保存，同時(shí)也不利于檔案裝訂工作的開(kāi)展。然而在這個(gè)而過(guò)程當(dāng)中，人工編制格式常常出錯(cuò)。
3）工程簽證不全，代簽現(xiàn)象嚴(yán)重：鑒于工程項(xiàng)目進(jìn)度需要，部分工程為滿足進(jìn)度要求，未能按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工地驗(yàn)收后書(shū)面簽字。有的材料缺少意見(jiàn)簽字或隨意涂改意見(jiàn)簽字，降低了工程材料使用價(jià)值和原始檔案的可信度。
4）參建單位眾多，難以統(tǒng)一管理：水利工程行業(yè)，一個(gè)項(xiàng)目往往設(shè)計(jì)多個(gè)部門或多個(gè)企業(yè)，對(duì)于人員協(xié)作的要求比較高。檔案如果不進(jìn)行統(tǒng)一管控，非常容易遺失，為后續(xù)工程的維護(hù)和運(yùn)營(yíng)帶來(lái)不可預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)。
03會(huì)博通水利工程檔案管理：標(biāo)準(zhǔn)化的一體化平臺(tái)
1）符合國(guó)家檔案法，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求：會(huì)博通水利工程檔案管理系統(tǒng)，符合最新國(guó)家檔案法以及水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃要求。軟件內(nèi)部的操作方式和操作流程，全部按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)置，小白也能進(jìn)行專業(yè)化操作。
2）多種標(biāo)準(zhǔn)化編號(hào)，編號(hào)正確率100%：會(huì)博通對(duì)于文件、檔案均提供多種自動(dòng)編號(hào)/取號(hào)方式。完整的檔號(hào)一般包括全宗號(hào)、檔案室編號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等。編號(hào)可以使文字、字母、數(shù)字或其組合。定義檔案時(shí)輸入的檔號(hào)，應(yīng)輸入類目編號(hào)的完整長(zhǎng)度。并且，在同一個(gè)會(huì)博通數(shù)據(jù)庫(kù)中，必須是唯一編號(hào)。
3）流程化機(jī)制，檔案文件審批更嚴(yán)謹(jǐn)：會(huì)博通系統(tǒng)擁有工作流功能，檔案文件審批，均可以通過(guò)流程執(zhí)行。倘若一份文件需要經(jīng)過(guò)5個(gè)人審批，可直接在系統(tǒng)上自定義流程，提交后，流程會(huì)自動(dòng)流到各個(gè)責(zé)任人處。若使用平板，會(huì)博通也同步支持手簽?zāi)Ｊ健?/span>
4）不限用戶登錄，一個(gè)平臺(tái)統(tǒng)籌全局檔案：貴陽(yáng)筑水使用的是，不限用戶系統(tǒng)版本。在系統(tǒng)管理人員的統(tǒng)籌下，企業(yè)內(nèi)外部人員都可以依權(quán)限，登入登出系統(tǒng)平臺(tái)，參與工程項(xiàng)目進(jìn)程中的管檔與用檔工作。
“奔向新征程，筑夢(mèng)新時(shí)代”，2023年貴陽(yáng)筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司，將以高質(zhì)量發(fā)展為引領(lǐng)，立足新起點(diǎn)，聚焦新項(xiàng)目，全面提升水利設(shè)施建設(shè)與運(yùn)管能力。在這新的發(fā)展節(jié)點(diǎn)，期待水利工程檔案管理體系的創(chuàng)建，為貴陽(yáng)筑水增添新動(dòng)力、新勢(shì)能！
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