工程檔案管理是建筑企業(yè)在工程建設(shè)、維護(hù)、整理與驗(yàn)收過(guò)程中不可或缺的一環(huán)。建筑工程企業(yè)具有工程量大、材料品種繁多、項(xiàng)目工期長(zhǎng)、生產(chǎn)的流動(dòng)性高等特點(diǎn)，還經(jīng)常伴有露天和高空作業(yè)等特殊情況，受自然氣候影響大，采取技術(shù)措施多，安全生產(chǎn)要求高，因此，所形成的檔案資料數(shù)量級(jí)大等特定。

建筑工程行業(yè)包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、園林工程、環(huán)保工程、電力工程、道路工程等細(xì)分行業(yè)。

一、工程檔案管理如何規(guī)范化管理

1、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案分類

（1）按照規(guī)范分類。建設(shè)工程項(xiàng)目竣工后監(jiān)理單位向建設(shè)單位移交的監(jiān)理文件。對(duì)其中的文件，分別在地方城建檔案館、建設(shè)單位、監(jiān)理單位三處歸檔保存，保存期分為永久、長(zhǎng)期、短期。

送地方城建檔案館長(zhǎng)期保存的監(jiān)理文件有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；監(jiān)理月報(bào)和監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題；工程開(kāi)工/復(fù)工審批表、暫停令；不合格項(xiàng)目通知；質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)；工程竣工決算審核意見(jiàn)；工程延期報(bào)告及審批；合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)；合同變更材料、工程竣工總結(jié)；質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告等。

（2）按照建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部在監(jiān)理實(shí)踐中使用的監(jiān)理文件，進(jìn)行分類?？梢苑譃椋汉贤募?；勘察、設(shè)計(jì)文件；監(jiān)理工作指導(dǎo)文件；施工工作指導(dǎo)文件；資質(zhì)管理文件；工程進(jìn)度管理文件；工程質(zhì)量管理文件；工程造價(jià)管理文件；會(huì)議紀(jì)要；監(jiān)理報(bào)告；監(jiān)理工作函件；工程驗(yàn)收文件；監(jiān)理日記；監(jiān)理工作總結(jié)；監(jiān)理工作記錄；建設(shè)工程管理往來(lái)函件；監(jiān)理內(nèi)部文件，共17類。

（3）按監(jiān)理公司建立的檔案分類。公司內(nèi)部管理文件；項(xiàng)目監(jiān)理管理文件；政府相關(guān)管理文件；招投標(biāo)、經(jīng)營(yíng)管理文件；財(cái)務(wù)文件；人員管理文件；設(shè)備管理文件，共7類。

2、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸集和整理

建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，安排專人，在施工過(guò)程中隨時(shí)歸集，在每階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。

3、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸檔程序

建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案首先由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)向監(jiān)理單位移交歸檔，監(jiān)理單位再向建設(shè)單位移交歸檔，最后由建設(shè)單位向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交歸檔。

會(huì)博通全面規(guī)劃工程檔案管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的操作指導(dǎo)，包括檔案整理、分類、檔案著錄、編目、檔案數(shù)字化整理等核心業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，在建設(shè)工程資料編制指導(dǎo)和培訓(xùn)、已建設(shè)工程資料編制指導(dǎo)、培訓(xùn)。

一、菲達(dá)建筑工程案例

工程案例：菲達(dá)建筑應(yīng)用會(huì)博通系統(tǒng)，構(gòu)建了企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化“檔案館”。通過(guò)一個(gè)系統(tǒng)，全方位管理企業(yè)各類文件、檔案，至今承載項(xiàng)目已是數(shù)千個(gè)，各類文件、檔案數(shù)量超10萬(wàn)。

（1）業(yè)務(wù)檔案：在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，菲達(dá)建筑的業(yè)務(wù)模塊分為造價(jià)咨詢、全過(guò)程咨詢、招投標(biāo)業(yè)務(wù)、工程咨詢四大板塊。

對(duì)于業(yè)務(wù)過(guò)程文件，通過(guò)會(huì)博通“文件管理”模塊，管理人員可以根據(jù)不同類型的文件性質(zhì)，自定義新建文件管理分類。錄入時(shí)，按對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)模塊的錄入規(guī)則錄入即可。這樣一來(lái)，各業(yè)務(wù)模塊、各項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中形成的過(guò)程文件都能規(guī)范歸檔，亦可供隨時(shí)查閱，充分把控了過(guò)程文件的完整性。

對(duì)于業(yè)務(wù)成果文件，項(xiàng)目結(jié)束后，檔案管理人員需對(duì)已錄入“文件管理”模塊內(nèi)的電子文件，與項(xiàng)目實(shí)施中收繳封存的實(shí)體文件進(jìn)行校對(duì)。確認(rèn)無(wú)誤后，即可使用“歸檔編輯”功能，將項(xiàng)目相關(guān)的所有過(guò)程文件、成果文件移動(dòng)至“檔案管理”模塊中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和實(shí)體檔案同步歸檔。同時(shí)，還可記錄實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)，便于后續(xù)查找原件。

（2）綜合檔案：除了業(yè)務(wù)檔案、工程檔案以外，菲達(dá)建筑還應(yīng)用會(huì)博通系統(tǒng)，進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書等綜合檔案的管理，實(shí)現(xiàn)了公司各部門檔案的規(guī)范存儲(chǔ)與有序應(yīng)用，更好地發(fā)揮了檔案的效用。

2、 標(biāo)準(zhǔn)化借還流程，賦能業(yè)務(wù)

通過(guò)會(huì)博通的借還功能，員工可依權(quán)限申請(qǐng)檔案、證照、文件等的借還。既可線上申請(qǐng)、線下借閱（紙質(zhì)版），亦可線上申請(qǐng)、線上借閱（電子版），為業(yè)務(wù)推進(jìn)提供便利。

當(dāng)發(fā)起借用后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄借用人姓名、部門、用途、歸還時(shí)間等信息；到期后，員工還會(huì)收到流程或短信提醒，保障檔案文件資料的規(guī)范化應(yīng)用。

3、 細(xì)粒化權(quán)限設(shè)置，科學(xué)管控

在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)，菲達(dá)建筑可根據(jù)需求，為組織或個(gè)人設(shè)置針對(duì)不同模塊、類目甚至信息的行為權(quán)限。如：為各部門檔案管理人員配置管理本部門工程檔案的權(quán)限、為部門員工配置檔案查閱與借還的權(quán)限。

同時(shí)，還可為系統(tǒng)中的檔案、文件乃至每一條信息設(shè)置密級(jí)，僅擁有對(duì)應(yīng)訪問(wèn)權(quán)限的員工才能訪問(wèn)。高度自定義化，科學(xué)管控不同人員和部門間的信息安全。