文檔是工程項(xiàng)目從0到1的重要見證，文檔管理的好壞直接影響到項(xiàng)目竣工的日期。因此，做好文檔管理，對(duì)于每一個(gè)工程項(xiàng)目來說都至關(guān)重要。有些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，在項(xiàng)目開始之初就沒有做好文檔管理，結(jié)果項(xiàng)目進(jìn)程過半時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)果無據(jù)可查，悔之晚矣。

有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目開展之前就會(huì)吩咐采購(gòu)人員，在市場(chǎng)上挑選出靠譜的文檔管理系統(tǒng)，以便項(xiàng)目開始時(shí)文檔管理人員工作能夠順利開展。

問題來了，如何才能在眾多的文檔管理系統(tǒng)中挑選出優(yōu)質(zhì)的文檔管理系統(tǒng)呢？希望這篇采購(gòu)避坑指南能夠幫到你。

避坑一、遠(yuǎn)離沒有批量處理功能的系統(tǒng)

在項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行中都不可避免會(huì)產(chǎn)生大量文檔資料，如果一個(gè)文檔管理系統(tǒng)沒有批量處理功能的話，那么后期文檔管理員在操作上需要花費(fèi)大量的時(shí)間去做基礎(chǔ)的文檔管理工作。而有了批量處理功能就可以一鍵歸檔，極大地減少了文檔管理工作內(nèi)容的重復(fù)性。

避坑二、遠(yuǎn)離沒有安全保障的系統(tǒng)

大家都知道，在工程項(xiàng)目中，文檔不僅是有效溝通的載體也是知識(shí)傳遞的保證。項(xiàng)目文檔對(duì)于項(xiàng)目的平衡運(yùn)行和組織管理能力的提升都起著舉足輕重的推動(dòng)作用。因此，采購(gòu)文檔管理系統(tǒng)時(shí)就要著重考慮該系統(tǒng)的安全性，避免文檔資料外泄情況的出現(xiàn)。

會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)，有著登錄安全、利用安全、存儲(chǔ)安全、痕跡可尋四大安全體系，全方位保障文檔資料的安全。

避坑三、遠(yuǎn)離沒有簡(jiǎn)單方便的搜索功能的系統(tǒng)

對(duì)于文檔，要建立一套有效的搜索機(jī)制，因?yàn)樵谄綍r(shí)的工作使用中，經(jīng)常會(huì)使用到搜索功能，通過關(guān)鍵詞搜索的方式，就可以快速找到想要的文檔資料，方便文檔的管理和使用。

如果一個(gè)系統(tǒng)沒有有效的搜索機(jī)制，那就會(huì)給后期使用者帶來操作隱患，不利于工作效率的提升。