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企業(yè)合同檔案：從起草到歸檔，全線上操作！
2022/11/24 0:00:00 來源：知識(shí)學(xué)院 作者：小博
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合同檔案怎么管理？你需要注重電子版合同檔案管理，也要注重紙質(zhì)版合同檔案管理。電子版合同檔案管理需要執(zhí)行掃描、上傳、修改屬性等操作。紙質(zhì)版合同檔案需要做好分類，做好卷內(nèi)目錄整理。
我們都知道企業(yè)合同檔案很重要。做好企業(yè)合同檔案管理不僅有助于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，也有利于幫助企業(yè)守法、實(shí)施監(jiān)控履約情況。合同檔案管理如此重要，落到具體的執(zhí)行動(dòng)作上要怎么做呢？本期內(nèi)容，小編跟會(huì)博通內(nèi)部負(fù)責(zé)合同檔案的小姐姐聊了聊，給大家詳細(xì)拆解會(huì)博通合同檔案管理4個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：合同起草、合同擬定、待歸檔合同、合同檔案。
01合同起草
為確保合同條例的規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)，合同需要由專業(yè)人員起草，并經(jīng)過層層審核，才能夠執(zhí)行簽訂和合同檔案歸檔操作。在會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)中，用戶可直接新建文件，填寫屬性信息后，一鍵套用合同模板，即可獲得規(guī)范化的合同文件。
文件起草完，便可以發(fā)起審核流程，流程審核流程走完后，就代表合同內(nèi)容沒有問題。合同文件自動(dòng)歸入到下一環(huán)節(jié)：合同擬定。
02合同擬定
合同擬定環(huán)節(jié)，指的是合同蓋章、合同履約等一系列的操作集合。比如，合同簽訂涉及到雙方、或多方，此時(shí)我們可以通過合同檔案管理系統(tǒng)，以二維碼或鏈接的形式將合同信息發(fā)送給合作昂，待合作方加蓋電子公章或?qū)嶓w章后，將相關(guān)文件上傳后統(tǒng)一保存。
合同簽約過程中涉及到的所有資料，都可以集中管理。所有簽約資料審核完備后，資料就會(huì)轉(zhuǎn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)：待歸檔處理。
在待歸檔庫(kù)中，系統(tǒng)管理員發(fā)起移交申請(qǐng)，待相關(guān)審核通過后，便可以進(jìn)行移交歸檔。移交后的合同文件資料，便可歸入到合同檔案當(dāng)中。
04合同檔案管理
在會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)中，點(diǎn)擊檔案管理，就可以看到已歸檔完畢的合同檔案。
以往合同續(xù)期需要人為提醒。使用合同檔案管理工具之后，可在檔案歸檔之初，就設(shè)置好提醒事項(xiàng)，提醒的節(jié)奏和頻率均可自由設(shè)定。比如，某客戶簽訂了一年的軟件使用期。合同到期后，系統(tǒng)會(huì)通過短信、郵件等信息發(fā)送給企業(yè)主，企業(yè)主再根據(jù)實(shí)際情況對(duì)該用戶進(jìn)行需求追蹤和簽約提醒，以便為用戶提供更貼心周到的服務(wù)，提升客戶價(jià)值與客戶粘性。
為方面紙質(zhì)檔案查詢，會(huì)博通軟件還提供了卷內(nèi)文件目錄打印功能。按需求選中合同檔案，即可直接打印出卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄直接附在每一份案卷上，檔案使用者就可以輕松了解案卷內(nèi)包含的內(nèi)容了。
01合同起草
為確保合同條例的規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)，合同需要由專業(yè)人員起草，并經(jīng)過層層審核，才能夠執(zhí)行簽訂和合同檔案歸檔操作。在會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)中，用戶可直接新建文件，填寫屬性信息后，一鍵套用合同模板，即可獲得規(guī)范化的合同文件。
文件起草完，便可以發(fā)起審核流程，流程審核流程走完后，就代表合同內(nèi)容沒有問題。合同文件自動(dòng)歸入到下一環(huán)節(jié)：合同擬定。
02合同擬定
合同擬定環(huán)節(jié)，指的是合同蓋章、合同履約等一系列的操作集合。比如，合同簽訂涉及到雙方、或多方，此時(shí)我們可以通過合同檔案管理系統(tǒng)，以二維碼或鏈接的形式將合同信息發(fā)送給合作昂，待合作方加蓋電子公章或?qū)嶓w章后，將相關(guān)文件上傳后統(tǒng)一保存。
合同簽約過程中涉及到的所有資料，都可以集中管理。所有簽約資料審核完備后，資料就會(huì)轉(zhuǎn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)：待歸檔處理。
在待歸檔庫(kù)中，系統(tǒng)管理員發(fā)起移交申請(qǐng)，待相關(guān)審核通過后，便可以進(jìn)行移交歸檔。移交后的合同文件資料，便可歸入到合同檔案當(dāng)中。
04合同檔案管理
在會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)中，點(diǎn)擊檔案管理，就可以看到已歸檔完畢的合同檔案。
以往合同續(xù)期需要人為提醒。使用合同檔案管理工具之后，可在檔案歸檔之初，就設(shè)置好提醒事項(xiàng)，提醒的節(jié)奏和頻率均可自由設(shè)定。比如，某客戶簽訂了一年的軟件使用期。合同到期后，系統(tǒng)會(huì)通過短信、郵件等信息發(fā)送給企業(yè)主，企業(yè)主再根據(jù)實(shí)際情況對(duì)該用戶進(jìn)行需求追蹤和簽約提醒，以便為用戶提供更貼心周到的服務(wù)，提升客戶價(jià)值與客戶粘性。
紙質(zhì)版合同檔案簽訂后需要同步歸檔管理。比如您按照閱讀對(duì)合同檔案歸檔，便可以一月一卷的形式歸檔。在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中，支持二維碼批量打印。封裝檔案信息的二維碼下載打印后，可直接賦在案卷內(nèi)，合同檔案使用人員只需要掃描二維碼，就可以方面查看合同檔案信息。
為方面紙質(zhì)檔案查詢，會(huì)博通軟件還提供了卷內(nèi)文件目錄打印功能。按需求選中合同檔案，即可直接打印出卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄直接附在每一份案卷上，檔案使用者就可以輕松了解案卷內(nèi)包含的內(nèi)容了。
為加強(qiáng)實(shí)體檔案與電子檔案的聯(lián)系，在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，您可以一鍵查詢紙質(zhì)合同檔案的存放位置，合同檔案查找更方便。
使用會(huì)博通合同檔案管理系統(tǒng)，合同起草、合同擬定、待歸檔處理、合同檔案管理全流程合同檔案應(yīng)用，都可以通過線上解決。有會(huì)博通，合同檔案管理更高效！
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