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“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”直播回放 | 檔案檢索，怎么才能更高效？
2023/5/19 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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檔案法規(guī)也是需要與時俱進的！近年來，隨著社會經(jīng)濟、科技、文化等方面的發(fā)展，法律法規(guī)是需要適應社會的需求，及時進行調(diào)整的。在數(shù)字檔案成為大趨勢的現(xiàn)在，我們需要更快地通過掌握檔案相關的法律法規(guī)，才能迎接新一輪的檔案管理新變局。
檔案管理管起來目的就是用！如何更便捷、更快速地使用檔案，首先大家需要突破的難點就是檔案檢索。在過去，我們用人工的方式，根據(jù)檔案名稱或編號在檔案庫里查找對應的卷宗或文件夾，費時費力。在進行數(shù)字檔案改革之后，檔案檢索的便捷程度得到了直線提升！如何踏入檔案便捷檢索“快車道”？會博通專業(yè)檔案技術(shù)員白繼成白工，在“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”直播分享中，跟大家展開細聊。
白工在講解中，給我們做了一個很形象的比喻：“當我們的檔案積累的比較多了之后，檔案資料的查找確實比較難哈，就好比現(xiàn)在我們桌面上擺放了一大摞的資料，我們想要從里面找到我們想要的那一張表格一樣，一份文件一份文件查找，還是比較費勁兒的！”
如何提高檔案檢索的效率？白工給大家總結(jié)了5個實用方法。
第1個方法是是關鍵詞搜索，使用檔案管理軟件的搜索功能，根據(jù)檔案的關鍵詞進行搜索，可以快速定位到需要的檔案；第2個方法是，進行屬性的篩選，根據(jù)檔案的屬性進行篩選，可以縮小搜索范圍，快速找到所需的檔案。屬性篩選通?？梢愿鶕?jù)檔案類型、檔案編號、檔案狀態(tài)、所屬部門等進行篩選；第3個方法是根據(jù)目錄的導航功能進行查找：利用檔案管理軟件的目錄導航功能，可以快速定位到所需的檔案。目錄導航通?？梢愿鶕?jù)檔案所屬部門、檔案類型、檔案編號等進行導航。
第4個方法是，對檔案進行標簽管理，使用檔案管理軟件的標簽管理功能，可以對檔案進行標記，便于快速查找和管理?？梢愿鶕?jù)不同的標簽對檔案進行分類，例如按照年份、部門、項目等分類。第5個是文本內(nèi)容搜索：如果你需要搜索的是檔案資料中的文本內(nèi)容，可以使用檔案管理軟件的全文搜索功能，根據(jù)關鍵詞搜索檔案中的文本內(nèi)容，可以快速定位到所需的檔案。
掌握以上方法，大家在需要使用檔案的時候，只需要通過檔案管理系統(tǒng)，在權(quán)限的范圍內(nèi)查找檔案，就能快速定位篩選所需內(nèi)容。使用檔案也同樣的便利，找到檔案之后，只需要在申請流程當中，直接提交申請，就能快速借閱檔案，在保密的情況下進行隨時隨地的使用了。
數(shù)字檔案是對應數(shù)字經(jīng)濟時代而發(fā)展起來的一種知識管理的模式。多年來，會博通也是在不斷豐富數(shù)字檔案的應用場景，提高檔案管理的效率，推動企業(yè)降本增效和長遠發(fā)展。
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